در دنیای مدیریت و کسب‌وکار، ابزارهای متعددی برای ارزیابی عملکرد و پیشبرد اهداف وجود دارد. دو ابزار رایج و مؤثر در این زمینه، (OKR (Objectives and Key Results و (KPI (Key Performance Indicators هستند. هریک از این ابزارها ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند که به مدیران و سازمان‌ها کمک می‌کند تا به شیوه‌های مختلفی به موفقیت برسند و عملکرد خود را بهبود بخشند. اما پیش از پرداختن به تفاوت KPI و OKR، به پاسخ سوال OKR چیست می‌پردازیم.

OKR چیست؟

OKR مخفف Objectives and Key Results به معنای اهداف و نتایج کلیدی است. OKR یک چهارچوب محبوب هدف‌گذاری است که به شرکت‌ها در پیاده‌سازی و اجرای استراتژی‌ها کمک می‌کند. تکنیک OKR که ایده‌ی آن برای اولین بار در سال ۱۹۷۰ در شرکت اینتل مطرح شد، مدیریت بر مبنای اهداف و نتایج کلیدی است.

OKR نه تنها به شما کمک می‌کند تا مقصد خود را تعیین کنید، بلکه به شما این امکان را می‌دهد که به طور مداوم پیشرفت خود را پیگیری کنید و به سمت موفقیت حرکت کنید. با این سیستم، شما قادر خواهید بود که اهداف بزرگ و چالش‌برانگیز را به یک واقعیت تبدیل کنید.

 بعد از اینکه فهمیدیم OKR چیست، اجزای آن را برایتان توضیح می‌دهیم. 

اجزای سیستم OKR چیست؟

اهداف و نتایج کلیدی دو جزء اصلی OKR هستند. هدف به شما می‌گوید به کدام سمت بروید و نتایج کلیدی، لازمه دستیابی به اهداف است. در ادامه این دو جزء اصلی را توضیح می‌دهیم:

۱) اهداف (Objectives):

اهداف شرح چیزهایی هستند که در آینده نزدیک می‌خواهید به آن‌ها برسید. اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی هستند. اهداف باید چالش برانگیز اما قابل دستیابی باشند تا با سخت کوشی بتوان به آن‌ها رسید.

ویژگی‌های اهداف در OKR چیست:

• مستقیم و واضح: اهداف باید به‌طور واضح بیان شوند و قابل درک باشند.
• الهام بخش: باید به اندازه‌ای انگیزشی و چالش‌برانگیز باشند که افراد را به تلاش وادارند.
• تخصصی و مرتبط: اهداف باید به طور خاص مرتبط با نیازها و چشم‌انداز کلی سازمان باشند.

۲) نتایج کلیدی (Key Results):

نتایج کلیدی، نتایجی قابل اندازه‌گیری برای دستیابی به اهداف مورد نیاز هستند. با استفاده از نتایج کلیدی مانند تابلوهای راهنما در جاده می توان میزان پیشرفت در مسیر، شناسایی هدف های کوچک برای رسیدن به هدف والا و باقیمانده مسیر برای دستیابی به قله را شناسایی کرد. 

ویژگی‌های نتایج کلیدی:

• قابل اندازه‌گیری: نتایج کلیدی باید به گونه‌ای تعریف شوند که پیشرفت یا عدم پیشرفت به راحتی قابل اندازه‌گیری باشد.
• عملی و واقعی: امکان پذیر و واقعی بودن باعث می‌شود که قابل دستیابی و ارزیابی باشند.
• زمان‌بندی مشخص: معمولاً برای هر نتیجه کلیدی یک بازه زمانی مشخص تعیین می‌شود تا پیگیری و ارزیابی آسان‌تر شود.

مزایا و معایب OKR چیست؟

این سیستم با ارائه چارچوبی مشخص برای تعیین و پیگیری اهداف، می‌تواند باعث تمرکز و هماهنگی تیم‌ها شود. در عین حال، استفاده از OKR ممکن است شما را با چالش‌هایی روبرو کند. پس بهتر است برای درک بهتر اینکه OKR چیست، با مزایا و معایب آن آشنا شویم:

 مزایا

• تمرکز بر اهداف: OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بر اهداف بزرگ و بلندمدت تمرکز کنند و درگیر جزئیات نشوند.
• افزایش انگیزه: تعیین اهداف می‌تواند باعث افزایش انگیزه در شما شود.

معایب

• پیچیدگی در پیاده سازی: تعیین و پیاده‌سازی OKR نیازمند به تجربه، دقت و مهارت‌های خاصی‌ که ممکن است برای بعضی از سازمان‌ها چالش برانگیز باشد.
• نیازبه فرهنگ‌ سازمانی مناسب: پیاده‌سازی صحیح OKR نیازمند فرهنگ سازمانی است که از شفافیت، بازخورد مداوم و یادگیری حمایت کند. 

مثال‌هایی از OKR برای درک بهتر

بهبود تجربه کاربری وب‌سایت

• هدف: ارتقاء تجربه کاربری وب‌سایت
• نتایج کلیدی:
  • افزایش نمره رضایت کاربران از تجربه کاربری به۷۵٪.
  • کاهش نرخ پرش (Bounce Rate) از ۴۰٪ به ۳۰٪.
  • کاهش زمان بارگذاری صفحات وب‌سایت به کمتر از ۲ ثانیه.

افزایش فروش در بازار جدید

• هدف: گسترش سهم بازار در منطقه جدید
• نتایج کلیدی:
  • افزایش فروش در منطقه جدید به ۲میلیون دلار تا پایان سال.
  • جذب ۱۳۰ مشتری جدید در منطقه هدف.
  • برگزاری ۴ رویداد بازاریابی در منطقه جدید با حضور حداقل ۱۶۵نفر در هر رویداد.

در ادامه به سوال KPI چیست پاسخ می‌دهیم:

KPI چیست؟

در ادامه به طور ساده و شفاف می‌گوییم که KPI چیست. شاخص کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator) یا همان KPI، یک متغیر قابل اندازه‌گیری است؛ KPI ابزاری برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد و یا در سطح کلان‌تر میزان خوب بودن عملکرد سازمان و یا یک واحد سازمانی است.

‌KPIها به شما کمک می‌کنند بر چیزهای مهم تمرکز کنید و انرژی و منابع خود را به سمت اهداف اصلی هدایت کنید. همچنین، به شما نشان می‌دهند که کدام بخش از کسب‌وکار نیاز به توجه بیشتری دارد و باید بیشتر به آن‌ پرداخته شود.

برای درک بهتر سوال KPI چیست، باید با یک‌سری ویژگی‌های مهم آن آشنا شویم:

ویژگی‌های KPI چیست؟

• اهداف استراتژیک: اهداف کلی و استراتژیک سازمان باید مشخص و واضح باشد. KPIها باید به این اهداف مرتبط باشند تا بتوانند عملکرد را به درستی اندازه‌گیری کنند.
• انتخاب KPIها: انتخاب شاخص‌های کلیدی که به بهترین نحو عملکرد و پیشرفت به سمت اهداف را نشان دهند. این شاخص‌ها باید، قابل اندازه‌گیری، مرتبط و مشخص باشند.
• جمع آوری داده‌ها: داده‌ها باید به‌موقع و دقیق جمع‌آوری شوند.

مزایا و معایب KPI چیست؟

بعد از اینکه فهمیدیم KPI چیست و چه ویژگی‌هایی دارد، مزایا و معایب آن‌را توضیح می‌دهیم. KPIها از ابزارهای مهم برای مدیریت و بهبود عملکرد سازمان‌ها و تیم‌ها هستند، اما مانند هر ابزار مدیریتی دیگری، یک سری مزایا و معایبی دارند:

مزایا

• شناسایی نقاط قوت و ضعف: KPI‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند و مشکلات خود را حل کنند.
• بهبود ارتباطات داخلی: KPIها باعث می‌شوند که اطلاعات به‌صورت شفاف در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شود.

معایب

• تعیین نادرست شاخص‌ها: اگر KPIها به درستی انتخاب نشوند، ممکن است سازمان‌ها را به سمت اهداف نادرست و غیر مرتبط سوق دهند. همچنین می‌تواند باعث اختلال در عملکرد یک سازمان شود.
• تاثیر منفی بر فرهنگ سازمانی: استفاده بیش از حد KPI در یک سازمان، می‌تواند باعث ایجاد رقابت ناسالم و کاهش همکاری بین کارکنان شود.

مثال‌هایی از KPI برای درک بهتر

کسب‌وکار و فروش:

• شاخص KPI: میزان درآمد ماهیانه
• تعریف: مقدار کل درآمد کسب‌وکار در هر ماه.
• هدف: افزایش درآمد ماهیانه به ۵۰۰,۰۰۰ دلار تا پایان سال.

خدمات مشتریان:

• شاخص KPI: زمان پاسخ به درخواست‌های مشتری
• تعریف: متوسط زمان لازم برای پاسخ به درخواست‌های مشتریان.
• هدف: کاهش زمان پاسخ به زیر ۲۴ ساعت.

تفاوت‌‌های کلیدی بین KPI و  OKR چیست؟

بعد از اینکه OKR و KPI چیست را برایتان توضیح دادیم، به سراغ تفاوت‌های مهم این‌دو می‌پردازیم. در دنیای مدیریت عملکرد و هدف‌گذاری، KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) و OKR (اهداف و نتایج کلیدی) دو ابزار قدرتمند با کاربردهای متفاوت هستند که هر کدام ویژگی‌ها و مزایای خاص خود را دارند. در ادامه برای درک بهتر تفاوت‌ها، این دو سیستم را از جنبه‌های مختلف بررسی می‌کنیم:

تفاوت در اهداف

 KPIها معمولاً شامل شاخص‌های ثابت و قابل اندازه‌گیری هستند که برای ارزیابی عملکرد در مقاطع زمانی مختلف استفاده می‌شوند. مثلاً درآمد ماهیانه یا نرخ رضایت مشتری. همچنین KPIها معمولاً بر عملکرد جاری تمرکز می‌کنند.

OKRها شامل یک هدف (Objective) بزرگ و چندین نتیجه کلیدی (Key Results) هستند که برای اندازه‌گیری موفقیت در تحقق هدف استفاده می‌شوند؛ مثلاً افزایش رضایت مشتری با نتایج کلیدی مانند: کاهش زمان پاسخگویی به زیر ۲۴ ساعت. همچنین OKRها، معمولاً بر اهداف بزرگ و چالش برانگیز تمرکز دارند.

تفاوت در مدت زمان

 یکی دیگر از تفاوت‌های کلیدی این دو سیستم تفاوت در مدت زمان است. KPIها، معمولاً معیارهای ثابت و پایدار هستند که به طور مداوم در طول زمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. آن‌ها برای ارزیابی عملکرد در بازه‌های زمانی طولانی‌مدت، مانند: ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه، طراحی شده‌اند. در مقابل OKRها معمولا برای دوره‌های کوتاه مدت تنظیم می‌شوند.

تفاوت در اندازه‌گیری

KPIها به طور معمول برای اندازه‌گیری عملکرد در زمینه‌های خاص و پایدار طراحی شده‌اند. آنها معمولاً معیارهایی هستند که به صورت منظم و پیوسته اندازه‌گیری می‌شوند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند. در مقابل OKRها، به اندازه‌گیری پیشرفت در دستیابی به اهداف خاص و نتایج کلیدی تمرکز دارند.

بگذارید با یک مثال ساده این بخش را برایتان قابل درک تر کنم: فرض کنید سازمان شما مانند یک ماشین است که می‌خواهید آن را به سمت مقصدی که هدفتان است هدایت کنید.در این فرض KPI همان علائم پشت آمپر مثل دمای موتور یا میزان سوخت را نشان می‌دهد و باید دائماً آن‌ها را چک کنید. همچنین OKRها، مانند نقشه مسیر شما هستند و شما را به مقصدتان هدایت می‌کنند.

سخن آخر

تفاوت بین OKR (هدف‌ها و نتایج کلیدی) و KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد)، به وضوح نشان می‌دهد که هرکدام نقش منحصر به فردی در مدیریت عملکرد و پیشرفت سازمان‌ها ایفا می‌کنند و انتخاب درست بین این دو می‌تواند، تأثیر قابل توجهی در موفقیت کسب و کارها داشته باشد. در این مقاله سعی کردیم به طور جامع بگوییم که KPI و OKR چیست و چه تفاوت‌هایی دارند. اگر در انتهای مقاله تصمیم گرفتید که رویکرد سیستم OKR و KPI را در سازمان خود استفاده کنید، پیشنهاد می‌کنیم دوره آشنایی با KPI و OKR و پیاده سازی آن در سازمان را مشاهده کنید.