ساختار WBS یا شکست کار چیست؟ و نحوه استفاده از آن
دسامبر 7, 2024
کنترل و مدیریت پروژه,مدیریت کسبوکار,مقالات
قصد دارید یک پروژه بزرگ را شروع کنید و برای پیش برد آن به شما ساختار WBS را معرفی کردهاند؛ اما چیزی از این ساختار نمیدانید؟ میخواهید پروژه را در زمانبندی دقیق تحویل دهید؟ در این مقاله صفر تا صد ساختار WBS را به شما توضیح دادیم، علاوه بر آن مثال واقعی و ابزارهای ساخت آن را با شما به اشتراک گذاشتیم. تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
ساختار شکست کار (WBS) چیست؟
در مدیریت پروژه، ساختار WBS یک تجزیهوتحلیل سلسلهمراتبی از پروژه به اجزای کوچکتر است. این ساختار با هدف کلی پروژه در بالاترین سطح آغاز میشود و سپس به اجزای کوچکتر و کارآمدتر تقسیم میشود. هر سطح از WBS توصیفهای دقیقتری از کار پروژه را ارائه میدهد، که از سطح بالا که هدف پروژه را تعریف میکند، شروع میشود. سطح بعدی، خروجیهای اصلی را مشخص میکند و پس از آن زیر خروجیها و در نهایت بستههای کاری قرار دارند.
هدف WBS در مدیریت پروژه
هدف WBS در مدیریت پروژه، سازماندهی و تعریف دامنه پروژه با تقسیم آن به بخشهای قابل مدیریت است. این ساختار یک چارچوب واضح برای برنامهریزی، اجرا و کنترل پروژه فراهم میکند. WBS به وضوح هر وظیفه را مشخص میکند تا مسئولیتها به درستی تعیین شوند. هر بسته کاری دارای جزئیات کافی است تا بتوان بهطور دقیق نیازهای منابع و زمان را پیشبینی کرد و به برآورد هزینهها و زمانبندیها کمک میکند. با استفاده از WBS میتوانید پیشرفت برنامه پروژه را پیگیری کرده و اطمینان حاصل کنید که پروژه در مسیر درست قرار دارد.
WBS در مثال چگونه است؟
به عنوان مثال، فرض کنید پروژهای برای ساخت یک وبسایت جدید دارید. WBS این پروژه میتواند به شکل زیر باشد:
1. هدف کلی پروژه: ساخت وبسایت جدید
– 1.1 طراحی وبسایت
– 1.1.1 طراحی رابط کاربری
– 1.1.2 طراحی تجربه کاربری
– 1.2 توسعه وبسایت
– 1.2.1 برنامهنویسی فرانتاند
– 1.2.2 برنامهنویسی بکاند
– 1.3 تست وبسایت
– 1.3.1 تست کارکرد
– 1.3.2 تست امنیت
– 1.4 راهاندازی وبسایت
– 1.4.1 بارگذاری محتوا
– 1.4.2 راهاندازی سرور
این WBS به تیم پروژه کمک میکند تا وظایف مختلف را به راحتی مدیریت کرده و مسئولیتها را به درستی تقسیم کنند.
گانت چارت
نمودار گانت یک نمایش بصری از چرخه عمر پروژه است. این نمودار وظایف را در طول یک زمانبندی مشخص فهرست میکند و زمانها، وابستگیها و پیشرفت را نشان میدهد. این ابزار برای تیمهایی که به دستورالعملهای واضحی در مورد برنامه پروژه نیاز دارند، بسیار مؤثر است. اگرچه نمودار گانت یک WBS نیست، اما میتوانید آن را با WBS ترکیب کنید تا برنامهریزی و زمانبندی بهتری داشته باشید.
این دو ابزار، یعنی WBS و نمودار گانت، میتوانند به شما کمک کنند تا پروژههای خود را بهطور مؤثرتری مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که همه چیز طبق برنامه پیش میرود.
اجزای اصلی WBS
هر جزء از ساختار شکست کار (WBS) هدف خاصی دارد و نقشها و سطوح جزئیات متفاوتی را شامل میشود. بالاترین سطح نمایانگر هدف نهایی پروژه است و پایینترین سطح جزئیات خاص را تعریف میکند.
اجزای کلیدی WBS شامل موارد زیر است:
- فازها: فازها مراحل اصلی چرخه عمر پروژه را نشان میدهند. هر فاز فعالیتها و وظایف مرتبط را گروهبندی میکند.
- وظایف: وظایف فعالیتهای فردی در هر فاز از پروژه هستند.
- زیر وظایف: هر وظیفه به زیر وظایف تقسیم میشود که امکان برنامهریزی و اجرای دقیقتر را فراهم میکند.
- خروجیها: خروجیهای ملموس یا ناملموسی هستند که از تکمیل وظایف به دست میآیند.
- زیر خروجیها: زیر خروجیها خروجیهای کوچکتری هستند که به تکمیل تحویلهای بزرگتر کمک میکنند.
- بستههای کاری: بستههای کاری کوچکترین واحدهای کار در WBS هستند. اینها وظایف یا گروههایی از وظایف با تحویلهای مشخص هستند.
- وابستگیها: وابستگیها روابط بین وظایف را نشان میدهند و مشخص میکنند که کدام وظایف باید قبل از شروع دیگر وظایف تکمیل شوند.
- برآوردها: برآوردها منابع، زمان و هزینههای مورد نیاز را تخمین میزنند و به بودجهبندی و زمانبندی کمک میکنند.
- نقاط عطف: نقاط عطف نشاندهنده تکمیل فازهای کلیدی، تحویلها یا دیگر اهداف مهم پروژه هستند.
ساختار شکست کار (WBS) پروژه را به اجزای قابل مدیریت تقسیم میکند و با شکستن دامنه به بخشهای کوچکتر و دقیقتر، مسئولیتها، برآورد هزینهها، زمانبندیها و نظارت بر پیشرفت پروژه را آسانتر میسازد.
مراحل ایجاد ساختار شکست کار
برای ایجاد یک ساختار شکست کار (WBS) برای پروژهتان، به اطلاعاتی از سایر اسناد مدیریت پروژه نیاز دارید. در اینجا شش مرحله ساده برای ایجاد یک ساختار شکست کار آورده شده است:
تعریف دامنه پروژه، اهداف و مقاصد
اهداف و مقاصد پروژه شما قوانین لازم برای تعریف دامنه پروژه را تعیین میکنند. دامنه پروژه، اعضای تیم، اهداف و مقاصد شما باید در منشور پروژه مستند شود.
شناسایی مراحل پروژه و حسابهای کنترلی
مرحله بعدی، مراحل پروژه است: دامنه کلی پروژه را به یک سری مراحل تقسیم کنید که آن را از مرحله ایدهپردازی تا تکمیل پیش ببرد. همچنین میتوانید حسابهای کنترلی ایجاد کنید که دستههای وظیفهای برای مناطق کاری مختلفی هستند که میخواهید پیگیری کنید.
فهرست کردن خروجیهای پروژه
خروجیهای پروژه شما چیست؟ همه آنها را فهرست کنید و کارهای لازم برای اینکه این خروجیها بهطور موفقیتآمیز ارائه شوند (زیرخروجیها، بستههای کاری، منابع، شرکتکنندگان و غیره) را یادداشت کنید.
تنظیم سطوح WBS
سطوح WBS آنچه را که ساختار شکست کار را به یک “تجزیه و تحلیل سلسلهمراتبی از دامنه پروژه” تبدیل میکند، تشکیل میدهند. شما باید از خروجی نهایی پروژه شروع کنید و به تمام خروجیها و بستههای کاری مورد نیاز برای رسیدن به آن از ابتدا فکر کنید.
ایجاد بستههای کاری
خروجیهای خود را از مرحله قبل بگیرید و آنها را به هر کار و زیرکار لازم برای ارائه آنها تقسیم کنید. این کارها را در بستههای کاری گروهبندی کنید.
انتخاب مالکان وظایف (Task Owner)
با حالا که وظایف مشخص شدهاند، آنها را به تیم پروژه خود اختصاص دهید. به هر عضو تیم ابزارهای مدیریت کار، منابع و اختیارات لازم برای انجام کار را بدهید.
مزایای استفاده از WBS
استفاده از ساختار شکست کار (WBS) شامل چندین مزیت رایج است:
افزایش بهرهوری
فرآیند ساختار شکست کار به شناسایی سادهتر مهارتهای مدیریت پروژه و مهندسی که برای انجام وظایف خاص در زمانهای تعیینشده در محیط کار لازم است، کمک میکند. این تکنیک در محیطهای پیچیده کسبوکار بسیار مؤثر است و به شرکتها کمک میکند تا کارایی را افزایش دهند و افراد مناسب را برای انجام وظایف شناسایی کنند. علاوه بر این، این نوع تجزیه کار در برآورد هزینه کلی پروژه و اطمینان از تحویل درست محصولات نهایی نیز مفید است.
ترویج شفافیت و مسئولیتپذیری
یک ساختار WBS تمام جزئیات مهم را برای مدیران پروژه فراهم میکند و این امر باعث میشود که تیم به راحتی متوجه وظایف خود شود و برای کارهایی که انجام میدهند، مسئولیتپذیر باشند. به این ترتیب، تیم احساس سازمانیافتگی بیشتری میکند و هر عضو ایده و خلاصهای از آنچه باید انجام دهد و آنچه نباید انجام دهد، دارد.
سفارشیسازی برآوردهای هزینه و زمان
این ساختار به شرکتها این امکان را میدهد که برآوردهای هزینه و زمان را سفارشیسازی کنند. این برآوردها منجر به ایجاد یک برنامه زمانی بهتر و واقعگرایانهتر میشود و در نتیجه روحیه تیم و کارکنان را افزایش میدهد. بنابراین، با استفاده از این الگو، مشکلات غیرمنتظرهای که ممکن است باعث تأخیر در اتمام پروژه شوند، به سرعت شناسایی و حل میشوند.
ترویج پیشرفت در نظارت
استفاده از ساختار WBS در شناسایی و تجزیه و تحلیل محصولات نهایی که به دلیل تأخیر در اتمام پروژه تحت تأثیر قرار گرفتهاند، مفید است، صرفنظر از مرحله پروژه. هرچه زودتر اطلاعات جمعآوری و منبع مشکل شناسایی شود، زودتر میتوان کنترل را به دست گرفت و مناسبترین اقدامات را پیادهسازی کرد.
بهبود اثربخشی ارتباطات
ساختار WBS روابط بین اعضای تیم و مالک پروژه را بهبود میبخشد و ارتباطات را آسانتر میکند. دورههای آموزشی مدیریت پروژه در لندن به توسعه مهارتهای ارتباطی کمک میکند تا دامنه پروژه به افراد درگیر توضیح داده شود، اطلاعات به اشتراک گذاشته شود و وظایف بهطور واضح و سیستماتیک توزیع شود.
مدیریت تغییرات
زمانی که اهداف پروژه بهطور واضح مشخص شوند، هرگونه تغییر در پروژه باید از ابتدای پیادهسازی آن پیگیری شود. علاوه بر این، این تغییرات، همراه با هرگونه تنظیمات در اهداف و دامنه پروژه، باید از طریق زمانبندی مستند شوند. شناسایی اقلام تحت تأثیر تغییر و برآورد تأثیر آنها بر سایر اجزا، احتمال اتمام پروژه در سریعترین زمان ممکن را افزایش میدهد و به این ترتیب انتظارات مشتری را برآورده میکند.
ابزارهای مفید برای طراحی WBS
ابزارهای دیجیتال و آنلاین با تمپلیتهای آماده تا حدی کار ما را در ساختار WBS آسان میکنند. ابزارهای زیادی وجود دارند که این کار را برای ما انجام میدهند. در ادامه شش مورد از این ابزارها را به شما معرفی کردیم.
- Lucidchart
یک پلتفرم آنلاین طراحی دیاگرام که به کاربران این امکان را میدهد تا بهطور همزمان با همکاران خود کار کنند. این ابزار با بیش از ۱۰۰۰ الگوی قابل تنظیم، برای ایجاد نمودارهای مختلف شامل ساختار WBS، نمودارهای سازمانی و فلوچارتها بسیار مناسب است. همچنین قابلیت وارد کردن دادهها از اکسل و گوگل شیت را دارد.
- Visual Paradigm
ابزاری قدرتمند برای ایجاد دیاگرامهای متنوع از جمله فلوچارتها و ساختار WBS است. این نرمافزار دارای ویژگیهای پیشرفتهای مانند شبیهسازی فرآیند و مدیریت پروژه است که آن را برای پروژههای بزرگ و پیچیده ایدهآل میکند. همچنین، قابلیت ادغام با ابزارهای مایکروسافت را دارد.
- Creately
یک ابزار طراحی بصری که برای همکاری تیمی طراحی شده و از انواع دیاگرامها پشتیبانی میکند. این نرمافزار دارای ویژگیهای منحصر بهفردی مانند بهروزرسانیهای در لحظه و تماس تصویری درونبرنامهای است که به تیمها در برنامهریزی پروژه کمک میکند. همچنین، امکان افزودن مستندات و پیوندها به دیاگرامها وجود دارد.
- GanttPro
نرمافزاری متمرکز بر ایجاد نمودارهای گانت که برای مدیریت زمانبندی پروژهها بسیار کارآمد است. این ابزار به کاربران این امکان را میدهد تا وظایف را بهطور دقیق برنامهریزی کرده و پیشرفت را از طریق معیارهای مختلف اندازهگیری کنند. همچنین، قابلیت مدیریت منابع و هزینهها را نیز فراهم میکند.
- Zoho Projects
یک ابزار جامع مدیریت پروژه که امکانات گستردهای برای برنامهریزی، پیگیری و همکاری ارائه میدهد. این نرمافزار به کاربران این امکان را میدهد تا وظایف را در تقویم خود ادغام کرده و با استفاده از قابلیتهای اتوماسیون، کارایی را افزایش دهند. همچنین، گزینههای ادغام با ابزارهای مایکروسافت مانند اکسل و پاورپوینت را دارد.
- WBS Schedule Pro
ابزاری طراحی شده برای ایجاد و مدیریت ساختار شکست کار، که با مایکروسافت پروجکت ادغام میشود. این نرمافزار به کاربران این امکان را میدهد تا پروژههای خود را بهصورت بصری مدیریت کرده و اطلاعات مربوط به زمانبندی، بودجه و وظایف را اضافه کنند. علاوه بر این قابلیت سفارشیسازی رنگها بر اساس اهمیت وظایف و پیشرفت را دارد.
جمعبندی
ساختار WBS چارچوبیست که کمک زیادی به شما در انجام پروژهها میکند. در این مقاله صفر تا صد ساختار WBS را برایتان شرح دادیم. از چیستی این ساختار شروع کردیم و مثال واقعی ارائه کردیم. سپس اجزای اصلی این ساختار را بهطور مفصل توضیح دادیم. در بخش بعدی مزایای استفاده از ساختار WBS را که شامل افزایش بهرهوری، ترویج شفافیت و… میشد را با شما به اشتراک گذاشتیم.
در نهایت ابزارهای کاربردی برای ایجاد یک ساختار WBS را معرفی کردیم. امیدواریم این مقاله در کمک به بهبود و افزایش بهرهوری سازمان شما مفید بوده باشد. تجربه استفاده از این ساختار را داشتید؟ در بخش نظرات به ما بگویید.
اشتراکگذاری: